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山西药科职业学院招标采购管理办法 (试行)

第一章 总 则

第一条 为进一步加强学院的采购管理工作,规范各类采购行为,节约采购成本,提高采购效率,促进廉洁建设,保障学院的合法权益,依据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》以及《山西省集中采购目录及限额标准》等法律法规政策文件等精神,结合学院实际,制定本办法。

第二条 凡使用财政性资金和纳入学院财务管理的其他资金采购的货物、工程和服务等活动以及虽不使用财政和学院资金但需要招标的其他事项,均适用本办法。

第三条 本办法所称货物,是指具有各种形态和种类的物品,包括仪器仪表、设备、材料、耗材、家具、计算机成品软件、图书、数据库、电子出版物及其他物品以及商标专用权、著作权、专利权等无形资产。

本办法所称工程,指政府采购限额标准以上不进行招标的政府采购工程,如建筑物和构筑物的改建、装修、拆除、修缮等,以及水电管网和道路维修、改造、绿化施工等。

本办法所称服务,是指学院购买的社会服务等采购对象。

本办法所称不使用财政或学院资金的其他事项,是指使用学生或教职工个人资金面向学生或教职工群体采购的教材、生活用品等有关事项。

第四条 学院所有采购项目,均须列入预算,未列入预算的

采购项目,通过申请经济立项等方式后实施采购。

第五条 学院招标工作坚持统一领导、归口管理、分工协作、有效监督的管理体制;坚持依法合规、预算约束、科学合理、公平公正、廉洁高效的原则;符合采购价格低于市场平均价格、采购质量优良和服务良好的要求。

第二章 组织机构及职责

第六条 学院成立招标采购领导小组,组长由院长担任,纪委书记、副院长任副组长,成员主要由纪检监察室、计划财务处、审计处等部门负责人组成。其主要职责为:

(一)全面领导学院的采购工作;

(二)严格履行“一岗双责”,加强招标采购的廉政建设;

(三)建立健全学院采购内部控制制度;

(四)讨论审定学院采购工作的规章制度;

(五)讨论决定学院招标采购工作中的重大事项;

(六)审定因特殊情况无法实施招标的采购项目;

(七)指导学院各部门、单位的采购管理工作;

(八)否决违反招标采购规定的定标结果(不包括政府集中采购和分散采购的项目);

(九)对全院招标采购进行监督管理;

(十)其他需要决定的事项。

第七条 学院招标采购领导组下设招标采购工作组(以下简称采购组)和招标采购监督审计组(以下简称监审组)。采购组在分管财务院领导的直接指导下开展工作;监审组在院长的直接指导下开展工作。

采购组办公室设在计划财务处,组长由计划财务处处长担任,成员由党政办公室、后勤保卫处、实训中心、电教中心、图书馆、教务处等相关部门负责人组成。监审组办公室设在审计处,组长由审计处处长担任,成员主要由项目承办部门的兼职纪检委员和审计处工作人员等组成。

根据上级纪委要求和有关规定精神,纪检部门一般不参与开标现场的监督,但项目承办部门在进行招标前需要向学院纪检监察室报备并完成以下工作:

(一)领取举报电话并粘贴在招标现场;

(二) 由项目承办部门负责人和承办人签订《廉洁承诺书》;

(三)招标结束后,按要求向纪检监察室报送完整的招标采购相关资料。

第八条  采购组主要职责为:

(一)起草学院招标采购管理办法、工作规范等;

(二)负责执行和实施政府采购相关政策和对各类政策的宣传等工作;

(三)负责向省财政厅申报、变更等政府采购备案工作;

(四)负责承办政府采购项目的委托代理工作;

(五)协助采购和监督部门处理投诉和质疑等问题;

(六)参与项目采购的验收等;

(七)负责审查或委托第三方审查招标公告和标书;

(八)完成学院和领导组交办的其他工作。

第九条 学院监审组是学院招标采购工作的监督机构,负责对学院招标采购工作全过程的监督。其主要职责为:

(一)监督采购组及采购部门是否严格履行政府采购的法律法规;

(二)监督各部门是否履行采购各环节的工作职责;

(三)审核采购活动的真实性、合法性和效益性;

(四)参与院内招标采购活动评标专家的抽取;

(五)负责工程类项目的预算审计;

(六)监督重大项目的招标文件的审核、论证等工作;

(七)监督项目采购的验收等;

(八)审查招标会议记录、招标采购结果、招标采购文件;

(九)受理招标采购过程中的投诉等。

第十条 具体实施招标采购的部门、单位工作职责为:

(一)采购的前期准备

1.落实项目的预算经费及来源,负责对批准的采购项目按照规定程序进行市场调研论证,并填写《山西药科职业学院招标采购项目申请表》(附件1)。

2.提出详细的技术、商务和服务等要求,必要时须提出项目采购方式的建议与理由。工程项目必须提供完整、准确的施工图、工程量清单、验收标准以及采购报价的主要条款等实质性内容。

(二)采购实施过程工作

1.负责对招标文件中的技术要求和商务要求等细节的答疑。

2.协助现场踏勘和答疑。

3.选派代表参与校外采购项目的资格审查和开标、评标、定标等活动。

(三)采购的后期工作

1.负责与中标(成交)单位签订合同或对格式合同技术条款进行审核确认,负责向法律顾问提交合同样稿,审查其合法合理性。工作时限为:中标(成交)结果生效后,20日内完成合同签订工作。

2.按照学院有关规定完成项目资料的整理归档、移交等工作。

3.负责监督合同的执行,及时纠正或汇报采购项目执行中出现的违约行为,负责完成对采购项目验收和质保等后续服务的协调工作。

第三章 采购范围和限额标准

第十一条 采购项目分为集中采购(政府集中采购)、分散采购、学院集中采购、学院分散采购四种形式。

(一)政府集中采购,具体如下:

1. 集中采购机构采购:当限额标准为工程类200万元以上(含200万元),信息技术服务和物业管理服务均为100万元以上(含100万元)的和《山西省集中采购目录及限额标准》以内实施协议供货(网上商城、定点采购)的采购项目其单笔采购为30万元以上的(含30万元),为政府集中采购机构采购。

2. 协议供货(网上商城):是指《山西省集中采购目录及限额标准》范围内的商品,单次或批量采购30万元以下的(不含30万元)如计算机设备软件、办公设备、办公用纸、办公文具、办公家具、办公电器、办公数码、办公日杂、定点采购、信息安全设备等,可通过政府采购网网上商城采购。

3. 协议供货(定点采购):是指《山西省集中采购目录及限额标准》内明确规定实施定点采购的项目,如车辆维修与保养、车辆加油、机动车保险服务、印刷服务等,应通过政府集中定点采购。

(二)政府分散采购:是指采购人在限额标准以下的未列入集中采购目录的项目(货物、服务、工程),可委托采购代理机构采购的,如工程类单笔采购30万元以上、200万元以下(不含200万元),信息技术服务和物业管理服务为30万元以上、100万元以下(不含100万元)的采购项目应采用分散采购方式。由学院委托招标代理机构组织实施招标采购工作。

(三)学院集中采购:是指《山西省集中采购目录及限额标准》中未明确规定的采购项目,单次或批量采购在10万元以上(含10万元)、30万元以下的采购项目和非财政性资金的采购项目,应采用学院集中采购。凡是学院集中采购的项目,由学院委托招标代理机构完成采购项目的招标工作。

(四)学院分散采购:是指《山西省集中采购目录及限额标准》中未明确规定的采购项目,单次或批量采购在5万元以上(含5万元)、10万元以下(不含10万元)的采购项目,应由采购组会同采购部门将采购项目在学院官网进行公示,在院内完成招标采购。

第十二条 凡采购项目符合《山西省实施<中华人民共和国招标投标法>办法》要求的规模标准、通过发改委立项的项目,按照发改委核准的招标方案,委托具有相应资质的招标代理机构进行项目招标。

第四章 采购方式及适用范围

第十三条 采购方式,一般可采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价采购、协议供货(电子商城)等方式。

(一)公开招标,是指采购人依法以招标公告的方式邀请非特定的供应商参加投标的采购方式。

货物和服务100万元以上、工程类项目单项200万元以上的采购项目。经报备后可采用公开招标方式采购。

(二)邀请招标,是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机抽取3家以上供应商,并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。

符合下列条件之一的,经批准后采用邀请招标方式采购:

1.具有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购的;

2.采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。

(三)竞争性谈判,是指谈判小组与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判,供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和最后报价,谈判小组最终从成交候选人中选择第二次报价最低的供应商的采购方式。

符合下列条件之一的,经批准后采用竞争性谈判方式采购:

1.招标后没有供应商投标或者重新招标未能成立的;

2.技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的;

4.不能事先计算出价格总额的。

(四)竞争性磋商,是指通过组建竞争性磋商小组(以下简称“磋商小组”)与符合条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行磋商,供应商按照磋商文件的要求提交响应文件和报价,采购人从磋商小组评审后提出的候选供应商名单中确定成交供应商的采购方式。

符合下列条件之一的,经批准后采用竞争性磋商方式采购:

1.政府购买服务项目;

2.技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

3.因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的;

4.市场竞争不充分的科研项目,以及需要扶持的科技成果转化项目;

5.按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目。

(五)单一来源采购,是指采购人只能从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。

符合下列条件或者情形之一的,经批准后可以申请采用单一来源方式采购:

1.只能从唯一供应商采购的;

2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商采购的;

3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购资金总额不超过原合同采购金额的百分之十的。

(六)询价采购,是指询价小组向符合资格条件的供应商发出采购货物询价通知书,要求供应商一次性报出不得更改的价格,采购人从询价小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。

符合下列条件的,可以采用询价方式采购:

采购的货物规格、标准统一,现货货源充足且价格变化幅度小的项目,经批准后可采用询价采购方式。

(七)协议供货,是指由政府集中采购机构,通过公开招标方式确定中标供应商及协议供货产品和定点服务商,由采购人在公布的中标供应商范围内选择货物和定点服务的采购方式(包括网上商城和定点采购)。

(八)学院认定的其他采购方式。

第十四条 任何人不得将应当以公开招标方式采购的货物、工程和服务化整为零或者以其他任何方式规避公开招标采购。

第十五条 重大、特殊项目按照学院三重一大相关制度规定执行。

第五章 采购工作程序

第十六条 凡符合本办法第三章采购范围和限额标准规定的采购项目,均需完成以下程序:

(一)项目采购部门需填写《山西药科职业学院招标采购项目申请表》(以下简称“申请表”见附件1),编制采购项目的技术参数、对投标单位的资格要求等,履行审批手续;

(二)采购部门负责人需到纪检监察室完成采购前廉政建设承诺书的签署工作;

(三)将“申请表”以及技术参数等资料送采购组,由采购组负责填报《山西省政府采购项目备案表》和《山西省政府采购项目清单》向山西省财政厅政府采购管理处申请办理政府采购备案手续(不包括学院集中采购和学院分散采购项目);

(四)《山西省政府采购项目备案表》和《山西省政府采购项目清单》加盖学院公章后,由采购组按照《山西省集中采购目录及限额标准》和备案的方式,办理委托政府集中采购机构采购或委托有资质的招标代理机构实施招标采购,负责办理委托协议书的签订工作;

(五)由项目采购部门负责安排学院代表参加评标工作,并将代表人名单报监审组;

(六)项目采购部门就采购的详细要求,与政府集中采购机构或采购代理机构沟通协商完成招标采购的具体事宜;

(七)采购部门应当以满足实际需求为原则,不得擅自提高经费预算和资产配置等采购标准。

第十七条 在完成第十六条规定程序的基础上,可依据不同的采购方式继续按照下列流程完成招标采购的其他工作。

一、 竞争性谈判流程:

(一)公告。学院委托采购代理机构通过政府指定网站发布投标商资格预审公告;

(二)成立谈判小组。谈判小组由学院采购部门或用户代表和有关专家共三人以上的单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二;

(三)审核谈判文件。谈判文件应当明确供应商的资格条件、谈判程序、采购预算、采购需求、谈判内容、合同草案条款以及评定成交标准等事项;

(四)确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组应当从符合相应资格条件的供应商中,确定不少于三家的供应商参加谈判。公开招标失败的项目按规定向山西省财政厅报批后,可以与两家公司进行竞争性谈判;

(五)谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中,谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的,谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商;

(六)确定成交供应商。谈判结束后,谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商,在规定的时间内进行最后的报价。谈判小组在成交候选人中,根据符合采购要求、质量和服务等且报价最低的原则确定成交供应商;

(七)公告成交结果。在财政部门指定网站公布中标结果。

二、询价采购流程:

(一)公告。学院委托采购代理机构通过政府指定网站发布投标商资格预审公告;

(二)成立询价小组,询价小组由采购部门或用户代表和有关专家共三人以上的单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当对采购项目的价格构成和评定成交标准等事项做出规定;

(三)确定被询价的供应商名单。询价小组根据采购需求,从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商,并向其发出询价通知书让其报价;

(四)询价。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格;

(五)确定成交供应商。询价小组根据符合采购需求、质量和服务等且报价最低原则确定成交供应商;

(六)公告成交结果。在财政部门指定网站公布中标结果。

三、邀请招标流程:

(一)公告。学院委托采购代理机构通过政府指定网站发布投标商资格预审公告;

(二)邀请供应商。经评审确定符合资格的供应商名单,随机邀请至少3家供应商投标,发出投标邀请书和投标文件;

(三)评标。在政府采购专家库抽取专家评标,确定中标供应商;

(四)公告成交结果。在财政部门指定网站公布中标结果。

四、单一来源采购流程:

采取单一来源方式采购的,以依法依规为原则,在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。

(一)论证。按规定完成单一来源采购的专家论证;

(二)公示。对论证结果在财政部门指定网站公示,公示无异议后还需按规定向山西省财政厅进行备案;

(三)实施采购。采购部门组织用户和具有相关经验的专业人员与供应商进行谈判,在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购;

(四)公告成交结果。在财政部门指定网站公布中标结果。

五、竞争性磋商流程:

(一)公告。学院委托采购代理机构通过政府指定网站发布投标商资格预审公告;

(二)成立磋商小组。成立三人以上的竞争性磋商小组,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二;

(三)邀请供应商。招标代理机构应当通过政府指定网站发布供应商资格预审公告。从山西省财政厅建立的供应商库中随机抽取,或者用户和评审专家分别以书面推荐的方式邀请不少于三家符合相应资格条件的供应商参与竞争性磋商。用户推荐供应商比例不得高于推荐供应商总数的百分之五十;

(四)制定磋商文件。由采购部门或采购代理机构制定磋商文件,磋商文件中应当明确供应商的资格条件、采购预算、采购需求、磋商内容、评审程序和方法、价格构成或者报价要求、合同草案条款等事项。从磋商文件发出之日起至供应商提交首次响应文件截止之日止不得少于十个工作日;

(五)供应商提供响应文件;

(六)磋商。磋商小组所有成员集中与单一供应商分别进行磋商,并给予所有参加磋商的供应商平等的磋商机会;

(七)确定成交供应商。磋商结束后,磋商小组应当要求所有参加磋商的供应商,在规定的时间内提交最终报价,提交最终报价的供应商不得少于三家;磋商小组采用综合评分法对提交最后报价的供应商的响应文件和最后报价进行综合评分(综合评分法,是指响应磋商文件中全部实质性要求且按评审因素的量化指标评审得分最高的供应商为成交候选供应商的评审方法),确定排序第一的供应商为成交供应商;

(八)在指定网站公告成交结果。

六、协议供货(网上商城、定点采购)流程:

(一)由项目采购部门依据备案后的《山西省政府采购项目备案表》和《山西省政府采购项目清单》在山西省政府采购网上商城竞价采购;

(二)登录——挑选商品——确认订单——下载合同——签订合同——安排供应商送货;

(三)采购部门收到货物后组织验收,并办理相关资产的入账手续;

(四)依据合同办理付款手续。

第十八条 学院分散招标采购程序:

主要指单笔采购在5万元以上、10万元以下(不含10万元)的招标采购项目,由项目采购部门负责完成以下招标采购工作。

(一)依据学院预算安排的资金,办理申请采购的相关手续;

(二)向学院招标采购组和监审组提交《山西药科职业学院招标采购项目申请表》;

(三)采购部门负责人要在采购前签署廉政建设承诺书;

(四)负责编制采购文件;

(五)负责在学院官网发布采购公告。从采购文件发出之日起至供应商提交首次响应文件截止之日止不得少于五个工作日;

(六)负责抽取评审专家。评审专家需从学院校内招标采购评标专家库中抽取,抽取的专家由三人以上的单数组成;

(七)组织开标;

如果报名截止时间供应商不足三家的,按以下原则处理:

1.采购文件不存在不合理条款,由评审小组提出,报采购办备案,直接进行评审及谈判;

2.延期开标。延期后,如参与供应商仍不足三家的,可以直接进行评审及谈判;

3.在评审过程中,如作出实质性响应的供应商不足三家,参照前款规定执行。

(八)评标、并确定成交供应商。评审小组根据采购文件要求,从报价、技术指标、服务承诺等方面按采购文件规定的评审要求确定成交供应商;

(九)公告成交结果。在学院网站公告成交结果;

(十)撰写评标报告;

(十一)评标后由采购组负责填写《山西药科职业学院院内采购招标情况表》(附件2);

(十二)整理评标资料并送至监审组。

第十九条 采购部门负责填写《山西药科职业学院物资设备采购验收单》(附件3)。

第二十条 评标专家的主要工作职责为:

(一)履行评审专家权利、义务和职责,遵守职业道德,维护学院和投标单位的合法权益;

(二)依照相关法律规定,按照采购文件规定的评审办法和标准,客观公正的给出评审意见,并对所给出的评审意见承担责任;

(三)对评审过程保密,不得向任何人透露涉及评审过程中的评审、比较、推荐等情况。

第六章 合同(协议)签订及档案管理

第二十一条 所有采购项目必须签订书面合同(协议)以明确各方的权利和义务,拟签订的采购合同(协议)需经采购领导组审核,组长(院长)签字后加盖学院公章。

第二十二条 学院法人代表(院长)是学院采购合同(协议)的法定签署人,必要时可书面授权委托其他分管院领导或者其他人员代为签署合同(协议)。

第二十三条 中标或者成交的供应商未在规定时间内按要求签订合同(协议)或者自动放弃中标的,采购组可以依据评审结果,在推荐的候选人中重新确定中标人并报采购领导组审批,也可以重新采购。

第二十四条 采购工作结束后,由采购组与采购部门负责按次整理采购工作的全部资料,并装订成册、立卷归档。

第七章 采购项目验收及报账

第二十五条 物资设备到货后必须及时进行实物验收,金额5万元以下的物资设备,由使用部门自行组织验收;单价5万元(含)以上的物资设备,经使用部门初验合格后,由采购部门负责组织,由使用单位、纪检监察室、计划财务处、审计处等有关职能部门选派人员成立验收小组,进行正式验收。

第二十六条 验收工作必须按照技术合同、验收标准(国标、部标、厂标等),对仪器设备功能、性能、精度、附件及随机资料等进行验收,并如实填写《山西药科职业学院物资设备采购验收单》(附件3)。

第二十七条 验收完毕的物资设备要及时到计划财务处办理固定资产报增手续。

第二十八条 用科研经费购买的设备和耗材,均由采购部门组织验收和报增,仪器设备按学院固定资产进行管理。

第八章 质疑、投诉及监督检查

第二十九条 学院招标采购活动必须接受学院监审组和上级政府采购监督管理部门的检查和监督。

第三十条 任何部门(单位)和个人有权对学院招标采购活动中的违法、违规行为进行检举和投诉;任何人不得无理由非法干预和影响招标采购过程和结果。

第三十一条 违反本办法第十四条规定规避招标的,学院将不予办理付款结算等手续。

第九章 附 则

第三十二条 本办法自正式发布之日起实行,原《山西药科职业学院招投标管理办法》同时废止。本办法若与国家新出台的法律法规和规章制度等不一致的,按国家新颁布的法律法规和规章制度等执行。

第三十三条 本办法由采购组负责解释。


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